O cuidado com o colaborador a distância reflete no atendimento fora da empresa

Organizações mundiais continuam tendo o desafio de gerir suas equipes a distância, ou no modelo híbrido, anywhere office e muitas vezes com dúvidas em relação à estrutura da tecnologia mais adequada para esse fluxo. São reveses tecnológicos, comportamentais e estruturais que precisam de atenção constante e afinco dos gestores.

Em relação à gestão, o que as equipes de planejamento estratégico vêm buscando são formas de aproximar o colaborador da empresa, mas principalmente acompanhá-lo e acolhê-lo nesse momento da pandemia, sem perder o foco na produtividade e no atendimento ao cliente da organização e, ainda, gerando desenvolvimento para a empresa. A preocupação vem devido aos diversos estudos feitos durante os últimos meses que apontaram questões psicológicas importantes em relação ao trabalho, tais como: burnout, ansiedade, medo, estafa, falta de foco, como também, colaboradores que acumulam mais de um trabalho sem que os empregadores tenham ciência.

Sobre a estrutura de rotina organizacional há empresas que vem dando suporte necessário para o home office, olhando para essa questão com importância igualmente proporcional aos seus objetivos empresariais, buscando implementar ferramentas de comunicação entre os times, bem como, procedimentos gerenciais de rotina em relação ao colaborador e sua performance.

A Preâmbulo Tech, empresa de tecnologia focada no segmento jurídico que tem como missão facilitar o dia a dia do mercado, tem a gestão na veia. Desenvolvedora do software mais utilizado do Brasil por escritórios de Advocacia, a empresa vem aperfeiçoando a cada dia suas técnicas de gestão, buscando a melhoria contínua nos seus produtos e soluções, mas principalmente na sua rotina com o colaborador.

A gestão a distância mostrou um novo caminho para gerir as equipes e vem aflorando a criatividade da direção. Entre as ações que a empresa implementou logo no início da pandemia está a troca de ideias com parceiros e demais organizações em busca de práticas que fizessem sentido para o desenvolvimento da organização. Uma das ações implementadas, que está indo para o segundo ano consecutivo na Preâmbulo, foi a definição clara de OKR’s, um sistema para estabelecer e rastrear objetivos e seus resultados.

Segundo Andréia Cristina Andreatta, diretora de Marketing e Comercial da Preâmbulo Tech, essa definição foi feita com apoio de plataforma especializada e, também, de acordo com as tendências de gestão empresarial mundiais. “Após esse mapeamento, a empresa entrou em outro patamar de gestão muito mais elevado e com mensuração de resultados organizacionais bem mais fidedignos, com respostas mais rápidas e com mais qualidade. Foi disruptivo”, conta a gestora.

Tão importante quanto os OKR’s foi a criação de microgerenciamento durante a pandemia. “Todos estão passando por desafios pessoais e profissionais. A distância também atrapalha um pouco a gestão dos colaboradores. Por isso, a presença do gestor, mesmo que virtual, faz total diferença. Assim, dividimos os times em menos pessoas para fazer a microgestão dessas equipes e, assim, o gerente se reporta ao diretor responsável. Foram implantadas ‘daylies’ – reuniões matinais online, com câmera aberta, rápidas com essas pequenas equipes para apoiar os colaboradores em relação às funções, aproximar as equipes, humanizar as relações, estabelecer os planejamentos, bem como verificar imprevistos, criando canais de comunicação e práticas de trabalho. Os resultados estão sendo incríveis, inclusive porque são momentos em que o gestor pode olhar para seus colaboradores e ver se estão bem ou se precisam de algum apoio além do trabalho. Isso mudou a forma com a empresa acolhe as pessoas e a resposta é também uma melhoria no atendimento externo”, explica Andréia.

Da mesma opinião compartilha Gustavo Bernardo, gerente de Marketing da Preâmbulo Tech. Para ele, os desafios são claros para todos, mas o sucesso da gestão a distância é a cultura remota, por meio do alinhamento dos procedimentos, a inclusão do colaborador, e o acompanhamento com qualidade na produtividade e na prestação de serviços e entregas, com rotina e periodicidade. Por isso, tamanha a importância da estrutura e dos meios de comunicação com esses times. Importante também é definir onde a empresa quer chegar, como (metodologias) e com quais ferramentas irá chegar.

“No nosso time, temos um dia na semana para pensar em cases que possam nos inspirar e pensar sobre ações e cultura de Marketing. Além disso, faço reuniões individuais com os colaboradores da equipe para alinhar expectativas e obter feedbacks, com o intuito de fazer todos se desenvolverem juntos. Investimos ainda no crescimento profissional de cada um, oferecendo uma hora do expediente dele, por semana, dedicada aos estudos, pesquisas, cursos e relacionamento de cada colaborador com a área de Marketing”, acrescenta Gustavo Bernardo.

Andreia cede um resumo desse processo, que vem gerando resultados importantes para a empresa nesse período de atividade remota:

– Definir objetivos claros com toda a equipe;

– Estabelecer rotinas e periodicidade;

– Presença do gestor e micro gerenciamento;

– Ferramentas de comunicação certas;

– Investir em tecnologias e integra-las.

Dessa forma, os gestores acreditam que podem oferecer um resultado mais alinhado às expectativas organizacionais, priorizando o seu cliente interno mediante observação e feedbacks. Para ambos, o olhar interno (empresa e colaborador) e externo (organizações mundiais e parceiras) sobre as melhores práticas são igualmente capazes de gerar insights sobre a gestão de equipes e empresas a distância.

Sobre: A Preâmbulo Tech é uma empresa de tecnologia focada no segmento jurídico, com sede em Curitiba, e 33 anos de mercado (2021). Tem como objetivo principal facilitar o dia a dia e criar soluções para o mercado jurídico, desde escritórios de advocacia até departamentos jurídicos de empresas. Entre seus principais produtos está o “CPJ-3C”, uma solução que usa inteligência artificial, workflow para automatizar e simplificar a controladoria, análise financeira integrada ao processual e dashboards para acompanhar os resultados. Já o “CPJ-Cobrança” foi desenvolvido para a advocacia de massa, ativa e passiva, com o intuito de elevar a segurança nos procedimentos, garantindo melhores resultados. A Preâmbulo possui mais de seis mil clientes e 25 mil usuários. Líder no segmento de softwares, foi eleita por três vezes consecutivas como o software mais utilizado do Brasil por escritórios de advocacia pela Intelijur. A empresa é criadora da BrLawyers, uma comunidade para advogados com mindset de evolução, que oferece conteúdo para impulsionar a gestão jurídica, por meio da rede social Telegram. A Preâmbulo Tech é uma empresa certificada com o selo GPTW – Great Place To Work.